Organizar un evento que requiera interpretación plantea una serie de necesidades que conviene tener en cuenta con suficiente antelación.
AICE pone a disposición de los Organizadores Profesionales de Congresos (OPC) y organizadores de eventos en general diez reglas de oro para una correcta organización del servicio de interpretación:
Diez reglas a tener en cuenta en la organización del servicio de interpretación:
Entre sus principales cometidos están:
El éxito de la comunicación internacional depende en gran medida de la preparación previa de los intérpretes. De ahí que recomendamos que el organizador envíe a su intérprete asesor o a los intérpretes contratados toda la documentación posible.
Algunos documentos útiles pueden ser:
En el caso de que su evento requiera interpretación simultánea en cabina, la sala donde vaya a celebrarse la reunión debe estar provista de un equipo técnico especializado cuya calidad es crucial para garantizar el éxito de la comunicación multilingüe.
Básicamente, precisará de una cabina insonorizada con equipo de sonido ad hoc y la presencia de un técnico.
Una correcta visibilidad aporta a los intérpretes elementos indispensables para transmitir eficazmente el mensaje del orador. Así que asegúrese de que la cabina está ubicada de manera que los intérpretes tengan:
De este modo, se evita molestar a los participantes que estén situados muy cerca de la cabina a la vez que los intérpretes no reciben otro sonido que el que provenga de sus auriculares.
Rogamos consulten las normas UNE e ISO correspondientes sobre los requisitos técnicos para el diseño y/o uso de cabinas de interpretación fijas y móviles.
Una mesa con fondo suficiente para que los intérpretes puedan colocar un ordenador portátil, los documentos de trabajo necesarios, así como las consolas de interpretación, y una silla.
El televisor o pantalla para CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) debe instalarse preferiblemente delante de la cabina asegurándose de que su ubicación permite una correcta visibilidad desde el interior de la misma.
Durante del evento:
Para garantizar una recepción eficaz del sonido, dé instrucciones precisas sobre la colocación de los micrófonos de los oradores. Muchas veces, una mala posición hace muy difícil o imposible escuchar con nitidez.
Evite colocarlos a demasiada distancia de la boca o que rocen con la ropa o el cuerpo, ya que ambas cosas provocan una defectuosa recepción del sonido y, por tanto, una difícil comprensión del mensaje por parte del intérprete.
Los intérpretes reciben el sonido de todos los micrófonos activos, lo cual dificulta que puedan escuchar con total nitidez a quien está haciendo una pregunta o comentario en ese momento si hay varios micrófonos encendidos.
El micrófono debe emplearse a una distancia constante durante la intervención y deberá devolverse al personal auxiliar al finalizar la misma.
En la entrada a la sala, debe disponerse un mostrador donde auxiliares de la Organización entreguen los receptores sintonizados en el canal de su idioma de trabajo.
No olvide entregar receptores también a los oradores que van a necesitarlos si hay turno de preguntas o comentarios de los participantes.
Es importante facilitar al equipo de intérpretes los datos de conexión a wifi en caso de que los hubiera.
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